Somos una empresa familiar radicada en Medellín
(Antioquia) desde hace 20 años,
AVISO DE PRIVACIDAD.
TERSA COSMETICOS S.A.S, es el responsable del tratamiento de sus datos, por ello los ha recolectado
para las siguientes finalidades:(i) Gestionar su información como comprador Digital o Cliente Final (ii)
Procesar pedidos de productos; (iii) Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros
productos, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos y para facilitarle el acceso
general a la información de las campañas comerciales y/o promocionales; (iv) Evaluar su satisfacción con
nuestras comunicaciones, materiales, productos actuales;(v) Determinación de la efectividad de nuestra
publicidad; (vi) El seguimiento del uso de los productos; (vii) Proporcionarle información de actividad de
su negocio autónomo en caso de querer comercializar los productos de nuestra marca; (viii) Facilitar su
nombre, dirección, número de teléfono o dirección de e-mail a los asesores de Tersa Cosméticos; (ix)
Facilitar su nombre, dirección, número de teléfono o dirección de e-mail a la fuerza de ventas de Tersa
Cosméticos, así como a cualquier persona interesada en formar parte del canal de ventas de nuestros
productos; (x) Realizar actividades de contabilidad, auditoría, facturación y cobro; (xi) Hacer cumplir los
términos y condiciones contractuales; (xii) Prevenir el fraude, transacciones no autorizadas,
reclamaciones y otros perjuicios que se pudieren causar a las partes; (xiii) Dar cumplimiento a
obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados; (xiv) Informar sobre cambios
de nuestros productos o servicios; (xv) compartir tales datos con otras personas jurídicas, naturales,
nacionales y/o extranjeras, con el fin de que estas puedan ofrecerle a usted productos y/o servicios que
aquellas suministren y/o para que puedan consultar su comportamiento crediticio en Colombia y/o en el
extranjero.
OBJETO.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito definir los lineamientos el
tratamiento de la información recolectada por TERSA COSMETICOS S.A.S, en sus diferentes bases de
datos, así como los derechos que le asisten a los titulares de dicha información y la forma de ejercer los
mismos
ALCANCE.
TERSA COSMETICOS S.A.S en el rol de responsable del tratamiento de los datos personales, está
comprometida con el adecuado tratamiento de los datos que sean requeridos dentro de los procesos
desarrollados por el la empresa.
El cumplimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales se extiende a miembros de Junta
Directiva, directivos y en general para todos los colaboradores de la empresa. Igualmente, se extiende a
aquellos terceros proveedores, contratados por TERSA COSMETICOS S.A.S que realicen cualquier
tratamiento de datos personales por cuenta de esta en condición de encargados.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Con el propósito de dar un adecuado tratamiento a los datos personales, TERSA COSMETICOS S.A.S
desarrolla el presente manual con base en lo siguiente:
a. Constitución Política de 1991.
b. Ley 1266 de 2008: Por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data y se regula el
manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera,
crediticia, comercial, de servicios y la provenientes de terceros países, y se dictan otras
disposiciones.
c. Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos
personales.
d. DECRETO 1377 DE 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012,
Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015.
e. Decreto Reglamentario 886 de 2014: por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de
2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
f. Guía de la Superintendencia de Industria y Comercio para la implementación del Principio de
Responsabilidad Demostrada (Accountability).
g. Cartilla formatos modelo para el cumplimiento de obligaciones establecidas en la Ley 1581 de
2012 y sus decretos reglamentarios de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.
h. Igualmente, cuando sea procedente, se aplicarán las demás normas que regulen o
complementen lo relativo a la protección de datos personales.
CONSIDERACIONES.
TERSA COSMETICOS S.A.S está comprometida con el adecuado tratamiento de los datos personales,
por lo cual, en todas las actividades que tengan manejo de datos personales, se deberá garantizar la
aplicación del régimen establecido en la Ley 1581 de 2012.
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento
de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
Dato privado: es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para la persona
Titular del dato.
Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de
comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Así mismo, se consideran como datos
públicos, aquellos que por disposición del Titular o por mandato legal, se encuentren en redes de libre
acceso, tales como Internet.
Dato semiprivado: el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o
divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad
en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el
Título IV de la presente ley.
Dato sensible: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen
los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio
con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento
Formas de tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales en los
cuales se incluyen, pero no se limitan a, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la
información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas
o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
Oficial de protección de datos personales: Es el funcionario dentro de TERSA COSMETICOS S.A.S
que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos
Personales.
Principio de Responsabilidad Demostrada: Los responsables del tratamiento de datos personales
deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han
implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley
1581 de 2012.
Registro Nacional de Bases de Datos: es el directorio público de las bases de datos sujetas a
Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y
Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del
Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un
receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o
fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento
por el Encargado por cuenta del responsable.
Usuario: persona natural o jurídica que se beneficia con la prestación de un servicio público, bien como
propietario del inmueble en donde este se presta, o como receptor directo del servicio. A este último
usuario se denomina también consumidor. (Art. 14.33 Ley 142 de 1994).
PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS.
TERSA COSMETICOS S.A.S está comprometida con el adecuado tratamiento de los datos personales,
por lo cual, en todas las actividades que tengan manejo de datos personales, se deberá garantizar la
aplicación de los siguientes principios, los cuales se encuentran alineados con los establecidos en el
artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
a. Legalidad en materia de Tratamiento de datos: En todo el proceso de tratamiento de los datos
personales, desde el momento de su captura, almacenamiento y eliminación, se debe cumplir
con las disposiciones normativas, empleando los datos para fines que estén bajo la ley y a las
disposiciones reglamentarias que la desarrollen.
b. Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y
la Ley, la cual debe ser informada al Titular
c. Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado
del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o
en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d. Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del
Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f. Acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales sólo podrá ser realizado
por aquellos que el titular haya efectivamente autorizado, o por las personas habilitadas por las
disposiciones legales vigentes
g. Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado
del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que
no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información,
inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la
misma.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es TERSA COSMETICOS
S.A.S, identificado así:
Domicilio: Medellin
Dirección: Carrera 56 # 9-41
Correo electrónico: servicioalcliente@tersacosmeticos.com
Teléfono: 604 4442232
DERECHOS DE LOS TITULARES.
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tendrá los
siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o
Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que
en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y
a la Constitución;
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
Autorización del titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el Tratamiento de los
datos personales, TERSA COSMETICOS S.A.S requerirá la autorización previa e informada del Titular, la
cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de
forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que
otorgó la autorización.
Casos en que no es necesaria la autorización. TERSA COSMETICOS S.A.S no requerirá Autorización
del Titular para el Tratamiento de sus datos personales cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial;
b. Datos de naturaleza pública;
c. Casos de urgencia médica o sanitaria;
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En todo caso TERSA COSMETICOS S.A.S cumplirá con todas las disposiciones establecidas en la Ley
1581 de 2012.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
La información del Titular se requiere para ser recolectada, consultada, recopilada, evaluada, catalogada,
clasificada, ordenada, grabada, digitalizada, almacenada, actualizada, modificada, aclarada, reportada,
informada, analizada, utilizada, compartida, circulada, suministrada, suprimida, procesada, solicitada,
verificada, rectificada, intercambiada, retirada, transferida, transmitida divulgada y en general, para
efectuar cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas por TERSA COSMETICOS S.A.S o
sus entidades autorizadas.
Además de las finalidades antes previstas, el tratamiento de la información de los Titulares se diferencia
en cuanto a la relación que tenga la persona natural con TERSA COSMETICOS S.A.S o sus entidades
autorizadas, de acuerdo a:
Usuarios. Las finalidades del tratamiento de los datos almacenados en esta base de datos son las
siguientes:
a. Identificación de los usuarios a los cuales las empresas parte de TERSA COSMETICOS S.A.S
les prestan los servicios.
b. Para la prestación de los servicios.
c. Sin perjuicio de otros servicios y/o actividades conexas y complementarias a estos.
d. Clasificación de los usuarios.
e. Adelantar el proceso de facturación.
f. Atender las peticiones, quejas y reclamos de los usuarios asociados con la prestación de los
servicios.
g. Prestar asistencia a los usuarios de los servicios por los diversos canales de comunicación
dispuestos por la empresa.
h. Mantener canales de comunicación adecuados con el usuario, que permitan el envío y recepción
de información, de interés para la relación empresa-usuario.
i. Mantener asociado a los usuarios el registro histórico de consumos, mediciones, facturación y
demás datos que la legislación colombiana exige en materia de servicios públicos domiciliarios.
j. Ofrecer a los usuarios descuentos, promociones y demás productos y/o servicios adicionales, por
parte de la empresa o terceros asociados comercialmente con esta.
k. Llevar a cabo, previa autorización de los usuarios, la facturación de productos y/o servicios
adicionales prestados por la empresa o terceros asociados comercialmente con este.
l. Para ofrecer productos, servicios y actividades de publicidad, mercadeo, promoción y
comercialización, de nuestros aliados estratégicos y comerciales, los cuales pueden ser
prestados directamente o con el apoyo de terceros con quienes se compartirá la información del
titular, en virtud de la relación comercial establecida, como las sociedades o personas en las que
se apoyen para la prestación de sus servicios.
m. Para el envío de información comercial y publicitaria relacionada con los productos y/o servicios
que TERSA COSMETICOS S.A.S ofrezca o llegue a ofrecer, la cual podrá realizarse a través de
la factura de servicio público, correo y/o mensajería, correo electrónico, llamada telefónica
(celular o teléfono fijo), mensajes de texto (SMS), WhatsApp, redes sociales, aplicativos, o por
cualquier otro medio digital o electrónico disponible.
n. Confrontar y reportar su información personal con bases de datos públicas, centrales y sistemas
de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos en aras de realizar
actividades de confirmación para prestar de manera adecuada los servicios públicos domiciliarios
ofrecidos por TERSA COSMETICOS S.A.S y demás servicios complementarios.
Contratistas y proveedores. Las finalidades del tratamiento de los datos almacenados en esta base de
datos son las siguientes:
a. Identificar a las personas que suministran productos o prestan servicios a TERSA COSMETICOS
S.A.S en calidad de contratistas y/o proveedores.
b. Creación y/o actualización de contratistas y/o proveedores según corresponda.
c. Mantener canales de comunicación adecuados con el contratista y/o proveedor, que permitan el
envío y/o recepción de información, de interés para la relación empresa-contratista o empresa-
proveedor.
d. Llevar un registro completo de cada contratista o proveedor que dé cuenta de su experiencia, el
tiempo de servicio vinculado con la empresa, y demás datos que den cuenta de su relación.
e. Adelantar la adecuada gestión administrativa, de facturación y contable de contratistas y/o
proveedores de la empresa.
f. Mantener una copia y/o un registro de los contratos suscritos por la empresa con cada uno sus
contratistas y/o proveedores que den cuenta de la existencia de la relación contractual y de las
obligaciones mutuas que derivan de esta.
g. Dar cabal cumplimiento a las obligaciones que se derivan de la ley, el contrato, o de cualquier
otra fuente de derecho aplicable a la relación empresa-contratista o empresa-proveedor.
h. Cumplir con los reportes que en virtud del contrato debe hacer la empresa sobre el contratista o
proveedor, a entidades privadas o de naturaleza pública, como aquellas que conforman en
Sistema Integral de Seguridad Social, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN),
entre otras.
i. Como elemento de análisis en etapas pre-contractuales, contractuales y post-contractuales para
establecer y/o mantener cualquier relación contractual, incluyendo como parte de ello, los
siguientes propósitos:
Establecer, mantener y profundizar la relación contractual.
Validar la identificación personal.
Actualizar la información.
Evaluar el riesgo.
Verificar y analizar la información brindada.
Efectuar labores de mercadeo, investigaciones comerciales o estadísticas.
Por razones de seguridad.
Adelantar las labores necesarias para el control y la prevención del lavado de activos y/o la
financiación del terrorismo, corrupción, soborno, fraude u otras conductas conexas.
USO DE COOKIES.
En relación al sitio web perteneciente a TERSA COSMETICOS S.A.S Las cookies son un componente
informático usado por algunos sitios virtuales con el fin de mejorar la funcionalidad y experiencia de los
visitantes en pro de ofrecer un servicio de acuerdo a sus preferencias de navegación. Las cookies
comprenden aquella pequeña cantidad de información que es enviada y almacenada, y eventualmente
recuperada, por los sitios web en los ordenadores o dispositivos de navegación permitiendo recordar
datos ingresados en visitas previas.
Comúnmente, cuando los cibernautas aceptan o habilitan el uso de las cookies están permitiendo que los
sitios web puedan almacenar información en el disco duro de sus equipos para luego, en una futura
visita, poder consultar y acceder a esta información almacenada dinamizando la experiencia y tiempos de
acción de los usuarios. Alguna de la información almacenada y recuperada por los navegadores
comprende las preferencias de idioma, credenciales de inicio de sesión, datos de plataformas
comerciales, informa personal y confidencial, entre otros.
Aun cuando desde TERSA COSMETICOS S.A.S se busca mejorar la experiencia de navegación en la
web, a su vez, vela porque sus clientes tengan total conocimiento de sus posibilidades y alternativas; es
por ello que se destaca el hecho que el usuario tiene la facultad de configurar sus equipos o dispositivos
para aceptar o rechazar el uso de cookies, o recibir alertas y notificaciones al momento de envío de una
cookie. Sin embargo, se hace la salvedad que al rechazar las cookies pueda que la experiencia de la
navegación del usuario no sea efectiva en cuanto a funcionalidad y servicios ofrecidos por TERSA
COSMETICOS S.A.S.
Al aceptar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales autoriza de manera clara, inequívoca
e informada a TERSA COSMETICOS S.A.S o a quien este designe en virtud de una relación comercial
establecida, utilizar la información almacenada en las cookies con el fin de mejorar la prestación de
servicios ofrecidos por TERSA COSMETICOS S.A.S y sus aliados estratégicos comerciales.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO.
TERSA COSMETICOS S.A.S, como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes,
sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas
las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad
y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el
trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.
Los Encargados del Tratamiento, y en el evento en el cual TERSA COSMETICOS S.A.S actúe como
encargada, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en
la ley y en otras que rijan su actividad:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de
la presente ley.
d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5)
días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la
presente ley; Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y
reclamos por parte de los Titulares.
f. Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la
presente ley.
g. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por
parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato
personal.
h. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo
haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
i. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
j. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
k. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES.
TERSA COSMETICOS S.A.S, podrá transferir y transmitir los datos personales de cualquiera de los
grupos de interés a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios
para su debida operación, con aliados estratégicos y comerciales y a sus contratistas o aliados. En
dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus
datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales
y obligaciones establecidas en la Ley.
En este sentido, autoriza a estos aliados estratégicos y comerciales a utilizar los datos personales e
información suministrada para los fines antes descritos en la Política.
En todo caso, cuando TERSA COSMETICOS S.A.S transmita los datos a uno o varios encargados
ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o
celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:
a. Alcances del tratamiento.
b. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los
datos personales.
c. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable.
TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN ESPECIAL.
La información especial, contenida en las bases de datos a que aplica esta política, será sometida al
mismo tratamiento que la información común, pero atendiendo a las disposiciones especiales que se
exponen a continuación.
Para los efectos de esta política se entiende por información especial aquella relacionada con: (i) datos
sensibles, y (ii) Datos de niños, niñas y adolescentes.
Datos sensibles. A través de esta política, TERSA COSMETICOS S.A.S dispone que el tratamiento de
este tipo de datos solo se realizará cuando:
a. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley
no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física
o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su
autorización.
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías
por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya
finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus
miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En
estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa
de un derecho en un proceso judicial.
e. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Datos de niños, niñas y adolescentes. TERSA COSMETICOS S.A.S solo tratará datos personales de
niños, niñas y adolescentes cuando estos sean de naturaleza pública, y lo hará atendiendo a los
siguientes parámetros y requisitos:
a. El tratamiento responderá y respetará en todo momento el interés superior de los niños, niñas y
adolescentes.
b. El tratamiento asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores
requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar a TERSA
COSMETICOS S.A.S la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado,
opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender
el asunto.
Es responsabilidad de los representantes legales y tutores conocer los eventuales riesgos a los que se
enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y
proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes
de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los
demás.
Los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre los datos de
los niños, niñas adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
RESPONSABLE DE ATENCIÓN DE RECLAMOS.
El área responsable de atender los reclamos presentados por los titulares de los datos personales será el
área de cumplimiento de TERSA COSMETICOS S.A.S, quien los recibirá y les dará trámite en los
términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes Políticas de
Tratamiento de Datos Personales.
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS O RECLAMOS DE LOS TITULARES DE
LA INFORMACIÓN PERSONAL.
El Titular de la información personal podrá realizar cualquier consulta o presentar reclamo frente a sus
derechos inherentes sobre sus datos de carácter personal.
Podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: servicioalcliente@tersacosmeticos.com o
dirigiendo una comunicación a HABEAS DATA TERSA a COSMETICOS S.A.S en la siguiente dirección
física: Carrera 56 # 9- 41 en la ciudad de Medellín
El titular deberá suministrar con precisión los datos de contacto solicitados para efecto de tramitar,
atender y responder su solicitud y desplegar las cargas para el ejercicio de sus derechos. Recibida la
solicitud de ejercicio de Habeas Data, TERSA COSMETICOS S.A.S dará respuesta en los términos de
ley.
Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que
repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha
de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará
al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta,
la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
Reclamos El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de
datos de TERSA COSMETICOS S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o
cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de TERSA COSMETICOS
S.A.S como Responsable/ encargado del tratamiento, podrá presentar un reclamo. El reclamo se
formulará mediante solicitud dirigida a TERSA COSMETICOS S.A.S y deberá contener lo siguiente:
a. Identificación del Titular.
b. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
c. La dirección.
d. Documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a
quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
"reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
leyenda
deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será
de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y
la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en
que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA. Esta política fue aprobada por TERSA COSMETICOS S.A.S el día 02 de
agosto de 2023